Auch Meckenbeuren hat sich Ende 2019 entschieden, zukünftig mit einem neuen Sitzungsmanagement-System zu arbeiten. „Wir haben erkannt, dass sowohl die Ratsmitglieder als auch die Bürgerschaft und die Verwaltung sehr von einem online geführten Informations-System profitieren würden. Wir setzen damit als Gemeinderat ein wichtiges Zeichen für mehr Transparenz in unserer Gemeinde. Unser Ziel ist es allen Beteiligten und Interessierten den Zugang zu Daten, Fakten und Inhalten unserer kommunalpolitischen Themen zu erleichtern und wichtige Zusammenhänge begreiflich zu machen“, sagt Bürgermeisterin Elisabeth Kugel. „Auch die Ergebnisse der Landtagswahl unterstreichen diesen Bedarf.“
Neues System spart Ressourcen in der Verwaltung
Bisher wurden beispielsweise die Vorlagen für die Sitzungen der Gremien ausgedruckt, vervielfältigt, sortiert und anschließend über den Amtsboten den Gemeinderätinnen und -räten überbracht. Dieser Vorgang nahm nicht nur viel Zeit in Anspruch und ließ die Personalkosten steigen, sondern war auch wenig nachhaltig. „Auch die Suche nach älteren Ratsunterlagen gestaltete sich aufwändig, da das alte System keine Volltextrecherche ermöglichte“, erinnert sich die Projektleiterin aus dem Bereich Organisation und Digitalisierung Katja Staib. Probleme, die mit der Einführung eines digitalen Ratsinformationssystems gelöst werden sollten.
SD.NET ermöglicht die digitale Gremienarbeit
Daraufhin rief die Verwaltung eine Projektgruppe ins Leben, an der auch VertreterInnen des Gemeinderats mitwirkten. So konnte der Prozess von Beginn an gemeinsam gestaltet werden. Die Recherchen bei anderen Kommunen machten die Gemeinde schließlich auf den digitalen Sitzungsdienst SD.NET der Bielefelder Firma STERNBERG Software aufmerksam. Das System ist bereits in zahlreichen Städten und Gemeinden Deutschlands im Einsatz. Durch ihren modularen Aufbau kann SD.NET an die Bedürfnisse der jeweiligen Gemeinde angepasst werden und ermöglicht so unter anderem die digitale Sitzungsvor- und Nachbereitung, die Abrechnung von Sitzungsgeldern und die Veröffentlichung von Beschlüssen. Als Basis digitaler Gremienarbeit bietet die Software außerdem die sichere und unkomplizierte Verteilung wichtiger Daten an die jeweiligen Empfänger sowie die digitale Recherche, Bearbeitung und Veröffentlichung von Dokumenten. „Vorteile, die unsere Projektgruppe und den Gemeinderat überzeugt haben“, betont Katja Staib. „STERNBERG konnte zudem unsere Rückfragen fundiert beantworten und so unser Vertrauen gewinnen.“
Bürger werden stärker eingebunden
Nach einer intensiven Einarbeitungsphase und verschiedener Schulungen durch das STERNBERG-Team im Sommer 2020, in die insbesondere die Geschäftsstelle des Gemeinderats und das IT-Team involviert waren, konnte das neue System im Oktober in den laufenden Betrieb implementiert werden. Dafür wurden die Nutzer aus der Verwaltung und die Gemeinderäte in das neue System eingeführt. Die Mitglieder des Gemeinderats wurden außerdem mit Tablets ausgestattet, über die sie Sitzungsunterlagen und weitere Informationen unkompliziert abrufen und bearbeiten können. „Kein Wunder also, dass die Gemeinderäte die Umstellung gut angenommen haben und das System aktiv verwenden“, erklären die Mitarbeiterinnen der Geschäftsstelle Lisa Heinemann und Claudia Rueß. „Als Nutzer des Premiumpakets konnten wir mit SD.NET so Ressourcen einsparen und den Papierverbrauch deutlich senken.“ Nachdem die Übergangsphase nun abgeschlossen ist, wurde diese Woche als letzter Schritt das Ratsinformationssystem für die Bürgerinnen und Bürger auf der Gemeindehomepage (www.meckenbeuren.de) freigeschaltet und die neuen, standardisierten E-Mail-Adressen der Gemeinderäte veröffentlicht. „Damit können wir nun auch die Bürgerschaft intensiver in die Arbeit der Verwaltung und des Gemeinderates miteinbeziehen“ ergänzt Heinemann. Gerade der letzte Punkt zeige die Vorzüge eines digitalen Sitzungsmanagements freut sich die Bürgermeisterin: „Wir können die Entscheidungen des Rates nun noch transparenter und nachvollziehbarer darstellen. Das ist etwas, dass zu einer modernen Ratsarbeit einfach dazugehört.“
System wird 2021 weiter ausgebaut
Trotz dieser positiven Einschätzung sei es für eine abschließende Beurteilung aber noch zu früh, betont Projektleiterin Katja Staib. So werden im Laufe des Jahres weitere Schnittstellen angebunden und auch die Integration älterer Daten und Sitzungsunterlagen muss erst noch abgeschlossen werden. „Bisher haben wir sehr gute Erfahrungen mit SD.NET gemacht und sind sicher, dass die anstehenden Aufgaben gemeinsam mit der Firma STERNBERG lösungsorientiert bearbeitet werden können.“